Breinbrekers-panel enthousiast over eenvoudige brief gemeente Nederweert
Vandaag kregen we bezoek van ambtenaren van Gemeente Nederweert. Een tijdje geleden kwam de gemeente voor een eerste keer langs. De ambtenaren wilden hun brieven voorleggen aan een panel van mensen die bij ons Breinbrekers volgen. Dat is het leer- en ontwikkelprogramma voor medewerkers uit ons ATC. Vaak zijn dat mensen die wat moeite hebben met bijvoorbeeld lezen en ze maken allemaal enorme stappen in de workshops. Ons panel gaf prachtige en zeer bruikbare feedback op de brieven van de gemeente waar ze echt veel mee konden.
Klare Taal?
Ambtenaren krijgen vaak lessen in Klare Taal, zodat ze duidelijke en heldere brieven leren schrijven die de burger goed begrijpt. In de praktijk blijkt het nog niet altijd makkelijk om moeilijke informatie te vertalen in eenvoudige of Klare Taal. Daarom besloot de gemeente Nederweert ons een tijd terug te bezoeken. Hoe ervaart het panel hun brief in werkelijkheid? Want je bent er als gemeente nooit bij als mensen hun brievenbus openen. De ambtenaren noteerden driftig de waardevolle feedback van onze mensen.
Vandaag was het tijd voor het uur van de Waarheid!
Brief vertalen in eenvoudige taal
Ambtenaar Sander ging in de tussentijd aan de slag met de moeilijke brief uit de vorige sessie. Drie deelnemers van breinbrekers kregen de brieven voorgelegd. 5 ½ pagina in totaal. “Ik schrik wel een beetje van de omvang”, lacht Cornelia. De gemeente legt uit: “We hebben de belangrijkste info op de eerste pagina gezet. Ook zijn er een paar bijlagen. Daar staat niet de hoofdboodschap in. In de bijlage staat meer informatie over je uitkering. Die kun je een keer in alle rust doorgeven.” Deze uitleg stelt de dames gerust.
Tip voor de gemeente: ‘Zet bovenstaande toelichting over de hoofdboodschap en de bijlage er even vooraan in. Zo lezen onze deelnemers niet met bonzend hart verder, maar in alle rust.” 10 Minuten kijkt ons panel ernstig naar de brief.
Complimenten
En, wat is hun oordeel? Ze zijn unaniem: “Wat een prachtige en leesbare brief!”, zeggen ze bijna in koor. Sander krijgt enorm veel complimenten. “De brief is vriendelijk van toon, niet dwingend en geschreven en met begrip. En vooral in taal die iedereen kan begrijpen. Echt pluspunten.”, zegt Anita. “Wij gaan vannacht met een gerust hart slapen”, lacht Marjan.
De sessies met onze Breinbrekers zijn heel leerzaam voor de ambtenaren. De eerste sessie leidde tot grote inzichten. Het geeft echt bewustwording. Ons panel leefde zich zo in, in de situatie dat sommigen zelfs moesten huilen met de vorige moeilijke brief.
“Dat kwam omdat ik nare ervaringen heb met moeilijke brieven. Ik raak ervan in paniek”, vertelt Cornelia. Het greep de gemeente aan ‘in het echt’ te zien wat een brief kan losmaken bij mensen.
Gelukkig is deze brief dus vriendelijk en begripvol van toon. Vroeger stuurden sommige gemeenten epistels die wel bijna werden ervaren als dreigbrieven. Daar raakten mensen overstuur van. Hier wordt vriendelijk geschreven en je weet waar je met je vragen naartoe kunt. Stukken beter vindt ons panel.
Lees-simpel-app
Breinbrekerscoach Theo Mertens maakt ons panel en de gemeente erop attent dat er een ‘Lees simpel app’ bestaat, die moeilijke brieven kan vertalen naar eenvoudige taal. De coaches gaan deze app bespreken in een volgende Breinbrekers-bijeenkomst.
De ambtenaren zijn heel blij met de feedback. Een ambtenaar heeft nog een goed idee. Ze vraagt: “Hebben jullie ook moeite met gesprekken die je mondeling voert in het stadhuis?” Dat beaamt ons panel.
Mondelinge gesprekken
Anita: “Als ik een paar moeilijke woorden hoor in een gesprek raak ik zo zenuwachtig dat ik de rest van het gesprek niet meer goed volg. Ze raden de gemeente aan om vooraf te vertellen dat ze alles zo duidelijk mogelijk proberen te vertellen. En mochten mensen een woord niet begrijpen, dan mogen ze dat vooral zeggen. Dan verheldert de medewerker zo’n term. Op die manier zitten mensen met meer rust in spannende gesprekken. En misschien komt de gemeente nog eens terug voor een sessie over hun mondelinge communicatie?
Ook andere gemeentes zijn inmiddels hun brieven komen testen op ons panel. Ook voor hen waren de sessies heel leerzaam. Wil jouw gemeente ook advies van onze Breinbrekers? Neem dan contact om met daniellestals@risse.nl
In de tussentijd kunnen gemeentes nu ook hulp vragen van A.I. bij het vereenvoudigen van hun brieven!
